Trier, évaluer et gérer les candidatures reçues dans votre boîte courriel occupe une part considérable de vos journées ? Vous perdez un temps fou à actualiser le fichier de suivi des candidats de votre agence de placement temporaire ? Vous passez des heures à publier une même annonce sur différents babillards d’emplois ? Informer vos collègues de l’avancée des recrutements en cours est un défi quotidien ? Les 3 tâches essentielles pour les recruteurs sont donc : trier, évaluer et gérer les candidatures, actualiser les fichiers de suivi des candidats, et publier les annonces sur différents babillards d’emplois.
Si vous avez répondu « oui » à ces questions, cet article est pour vous !
Saviez-vous qu’il est possible de simplifier vos processus de travail et les rendre plus rapides ? Collecter et traiter vos données de manière automatique grâce à un logiciel sur mesure ? Enfin, gagner du temps pour l’employer à des activités à plus forte valeur ajoutée ?
Votre agence de placement temporaire ou permanent a tout à bénéficier d’un logiciel de gestion des candidatures comme PRIM Logix. En 2022, le virage numérique de votre agence devient même indispensable.
Mais qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des candidatures, et qu’est-ce que ça change à votre quotidien ? Pour le comprendre, je vous propose d’analyser 3 tâches essentielles du recrutement, avec et sans PRIM Logix.
Un logiciel de gestion des candidatures (3 tâches essentielles pour les recruteurs) : à quoi ça sert ?
L’ATS (Applicant Tracking System, « système de suivi des candidatures ») est l’outil incontournable pour la gestion de candidatures. Il accompagne les recruteurs à chaque étape de leur processus de recrutement. Il leur permet d’optimiser le temps passé à diffuser des offres d’emploi, centraliser des candidatures, répondre rapidement aux candidats, leur envoyer des courriels, des SMS, des tests, ou planifier un entretien vidéo.
Cela permet de mieux piloter les recrutements au sein de votre agence de placement temporaire ou permanent. Pour cela, il regroupe plusieurs outils de gestion RH : suivi de performance, bibliothèque de CV, outils de communication… De manière concrète, cela permet à votre agence de placement ou de recrutement de dématérialiser et automatiser de nombreuses tâches (3 tâches essentielles pour les recruteurs). Des tâches laborieuses et à faible valeur ajoutée que vous deviez effectuer quotidiennement en tant que recruteur !
C’est là l’objectif principal d’un logiciel de recrutement comme PRIM Logix : permettre aux professionnels des Ressources Humaines de se concentrer sur l’essentiel. Les candidats, leurs aspirations, leurs compétences, et leur adéquation avec les besoins de l’entreprise !
Les 3 tâches essentielles pour les recruteurs :
Tâche n°1 : Diffuser une offre d’emploi
C’est la tâche première et non des moindres d’un recruteur : la diffusion d’une offre d’emploi. Saviez-vous que 80% des candidats utilisent au moins 5 sites pour trouver un emploi ? La diffusion multi-plateforme d’une offre est encore plus cruciale quand on sait qu’en 2018, 1 québécois sur 3 a utilisé les réseaux sociaux pour chercher un emploi ? On comprend dès lors mieux l’importance de cette étape du cycle du recrutement.
Seulement, la diffusion des annonces sur la multitude des babillards d’emploi existants peut vite devenir une tâche à elle seule. Elle génère pour le recruteur répétitivité et coût de diffusion importante. Dès lors, comment parvenir à diminuer le temps qu’un recruteur consacre à cette tâche ? Et baisser les coûts associés à la diffusion d’une annonce sur plusieurs sites d’emploi ?
Sans logiciel de gestion des candidatures
Si votre agence de placement ne dispose pas d’un logiciel de recrutement, diffuser votre annonce peut prendre un temps considérable. Cela peut aller jusqu’à une journée entière en cas de difficultés de recrutement. En effet, cela implique que vous postiez votre annonce d’emploi individuellement sur chaque babillard, afin de multiplier les chances de trouver le bon candidat. Ou à défaut, avoir le choix entre plusieurs !
De plus, même si vous faites le choix de diffuser votre offre sur 3 à 5 sites d’emploi, il vous faut dans un premier temps, sélectionner les plus appropriés. Ce qui n’est pas toujours évident. Faut-il privilégier des babillards spécialisés ou choisir les plus utilisés par les candidats de manière générale ? Mais ce n’est que le début. Vous devez, par la suite, intégrer manuellement votre annonce sur chacun des jobboard choisis. Et les différences de format de chaque site impliquent de réécrire des bouts de l’annonce pour l’optimiser à chaque support.
En effet, les étapes et paramètres de diffusion de votre offre d’emploi dépendent entièrement du jobboard en question, bien que le fonctionnement soit très semblable d’une plateforme de recrutement à une autre.
Avec PRIM Logix
Parmi l’ensemble des avancées significatives en matière de recrutement, la multidiffusion d’offres d’emploi reste sans doute la plus utile pour les professionnels RH.
Avec la fonctionnalité de multidiffusion de PRIM Logix, plus besoin de vous poser la question de l’endroit idéal pour publier votre annonce. Site web de votre agence de placement temporaire ou permanent ? Médias sociaux ? Babillard d’emploi spécialisé ? A l’aide de la multidiffusion, diffuser votre offre d’emploi sur les différentes plateformes est possible en un clic.
Tâche n°2 : trier les candidatures
Ce n’est pas tout de publier une offre d’emploi. Encore faut-il organiser la réception des candidatures. Par exemple pour évacuer les CV dits “SPAM” ou encore créer votre liste de candidats potentiels.
Sans logiciel de gestion des candidatures
Revenons dans le temps, avant l’apparition des logiciels de gestion des candidatures dans le quotidien des recruteurs. Chaque offre d’emploi contenait l’adresse courriel du professionnel RH en charge du recrutement pour recevoir les candidatures. Ainsi, le recruteur avait la charge de faire manuellement le tri parmi l’avalanche de courriels arrivant quotidiennement à cette adresse. Il lui fallait alors parvenir à en extraire les candidatures pour le poste à pourvoir.
Donc en résumé, cette tâche se découpait ainsi :
- Ouvrir le courriel et le lire
- Télécharger les pièces jointes : CV et lettre de motivation ainsi que tout autre document partagé par le candidat
- Dans le cas d’une candidature intéressante : classer les documents téléchargés dans le bon dossier de recrutement
- Renommer le CV pour le retrouver facilement
- Et enfin, archiver les courriels pour ne pas encombrer la boîte de réception.
Une vraie partie de plaisir ! D’autant plus dans un secteur dans lequel les recruteurs reçoivent un volume de candidatures important. On finit par passer sa journée à traiter les candidatures et manquer de temps pour les autres tâches qui incombes à un recruteur…
Avec PRIM Logix
Depuis l’essor et le développement des logiciels ATS, cette tâche semble presque invisible ! C’est en effet le logiciel qui travaille pour le recruteur. Toutes les candidatures arrivent en un seul et même endroit, dédié exclusivement au poste à pourvoir en question.
Mieux encore : grâce à PRIM Logix, lorsqu’une annonce est postée, le recruteur peut choisir d’intégrer à son annonce des critères relatifs au domaine de compétence, à la région de travail ou encore au salaire souhaité. Quel gain peut-il en tirer ? Le logiciel intégrera alors ces paramètres et triera automatiquement l’ensemble des candidatures répondant à ces critères dans votre banque de candidatures. Le logiciel établit alors une première liste de candidats potentiels pour le poste à pourvoir, sans que le recruteur ait eu besoin de s’en mêler.
De plus, grâce à l’analyse automatique de CV, le recruteur peut affiner cette liste de candidats. Et, par la même occasion, éviter de perdre du temps sur les CV dits « spam » !
Tâche n°3 : maintenir le lien avec vos candidats.
Cette tâche plurielle est peut-être la plus complexe de toutes. Et celle qui occupe le plus de temps de travail d’un bon recruteur. D’autant plus qu’elle n’intervient pas à un moment précis, mais bien tout au long du processus de recrutement. Accusé de réception de candidature, refus ou proposition d’entretien… chaque étape du processus de recrutement est l’occasion d’une communication de la part du recruteur. Et dans un contexte de pénurie de talents, une mauvaise communication avec vos candidats peut entraîner des conséquences désastreuses. Car aujourd’hui, ce que recherchent les talents, c’est une expérience digitale, personnalisée et authentique.
Or, comment parvenir à débloquer du temps pour travailler votre communication avec vos candidats ? Et éviter de crouler chaque jour sous des micro-tâches à faible valeur ajoutée ?
Sans logiciel de gestion des candidatures
Savez-vous combien de candidats voient leurs espoirs douchés par une mauvaise expérience avec un recruteur ? Dans une étude parue en septembre dernier, 83% des répondants affirmaient n’avoir eu aucun échange direct ou indirect avec les recruteurs après l’envoi de leur candidature, et 27% n’ont reçu aucun accusé de réception après avoir postulé. Pourtant, un candidat peut passer plusieurs heures à améliorer son dossier de candidature. Il n’est donc pas surprenant que cette absence de réponse puisse être source de déception. Et ce ressenti peux être très dommageable pour l’agence de placement temporaire ou permanent. En effet, d’après cette étude de Talent Board, 35% des demandeurs d’emploi ayant eu une mauvaise expérience de candidature seraient susceptibles de laisser des commentaires négatifs en ligne.
Ces chiffres parlent d’eux-mêmes : il est plus que nécessaire d’optimiser la communication lors du recrutement. Cela, à la fois, pour répondre aux attentes des candidats, mais aussi les fidéliser tout au long du processus de recrutement. Ce constat-là, Tom Erb, conférencier, auteur et spécialiste de l’industrie de la dotation et du recrutement, le partageait dans un entretien réalisé l’an dernier et publié sur nos pages.
Avec PRIM Logix
Évidemment, une bonne communication candidat n’est possible que si vous parvenez à allouer du temps à cette tâche spécifique. C’est-à-dire que cela doit être fait entre deux contraintes opérationnelles.
C’est alors que l’utilisation d’un logiciel ATS comme PRIM Logix prend tout son sens.
Lorsque vous utilisez un logiciel ATS, vous pouvez suivre précisément le parcours des candidats qui postulent à vos offres d’emploi, de la réception de leur CV jusqu’à leur onboarding dans votre entreprise, en passant par l’entretien d’embauche. Mieux, vous pouvez automatiser les échanges à faible valeur ajoutée et fluidifier les points de contact avec vos talents comme les accusés de réception de candidature par exemple.
Nous le savons, une meilleure gestion des candidatures contribue nettement à améliorer votre marque employeur auprès des candidats. En optimisant les différentes étapes du parcours candidat, notamment en se concentrant sur 3 tâches essentielles pour les recruteurs : la présélection efficace des candidats, la gestion fluide des entretiens et la communication rapide et transparente avec les candidats, vous améliorez la qualité de vos recrutements et par conséquent l’image que vous renvoyez à vos candidats. C’est aussi en ce sens que votre agence de placement temporaire ou permanent a tout à gagner à réussir sa transformation digitale.
En un clin d’œil : 4 avantages de PRIM Logix pour optimiser vos communications avec les candidats :
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